Avans spre decontare: cum poate retrage un angajat bani pentru cheltuielile firmei

Mecanismul este simplu în principiu: firma dă angajatului o sumă de bani înainte, angajatul face cheltuielile, apoi vine cu documentele și justifică fiecare leu. Ce rămâne se restituie, ce lipsește se completează. În practică însă, tocmai aici apar cele mai multe probleme la controale, pentru că sumele scoase din casierie și nejustificate corect devin, din punct de vedere fiscal, cu totul altceva decât cheltuieli ale firmei.

Ghidul de mai jos explică cum funcționează avansul spre decontare, cine îl poate primi, ce plafoane există, ce documente justificative sunt acceptate și ce se întâmplă cu sumele care nu pot fi justificate.

Ce este avansul spre decontare

Avansul spre decontare este o sumă de bani pe care firma o acordă unui angajat, unui administrator sau unui asociat pentru a face, în numele societății, anumite plăți care nu pot fi făcute direct din contul firmei sau pentru care este mai practic să fie făcute pe loc.

Suma nu este un venit al persoanei. Este un împrumut temporar din patrimoniul firmei, care trebuie justificat cu documente și decontat într-un termen stabilit. Până la justificare, banii figurează în contabilitate ca o creanță a firmei asupra angajatului, în contul dedicat avansurilor de trezorerie.

Situațiile tipice în care se folosește:

• deplasări în interes de serviciu: transport, cazare, diurnă;
• achiziții mici și urgente: consumabile, piese, materiale de la magazine unde nu se poate lucra pe factură cu plata prin bancă;
• taxe și tarife plătite la ghișeu: taxe de timbru, taxe pentru autorizații, taxe poștale;
• combustibil, parcări, taxe de drum pentru mașinile firmei;
• protocol: masa cu un client, cafea pentru o întâlnire;
• plăți către furnizori mici care acceptă doar numerar.

Cine poate primi avans spre decontare

Regula generală: orice persoană care are o relație contractuală cu firma și acționează în numele ei. În mod concret:

• angajații cu contract individual de muncă;
• administratorul, chiar dacă nu are contract de muncă, ci contract de mandat;
• asociații, dacă desfășoară efectiv activitate pentru firmă.

Colaboratorii externi, cei pe PFA sau cu contract de drepturi de autor, nu ar trebui să primească avans spre decontare. Ei își fac propriile cheltuieli și facturează firmei serviciile prestate. Dacă firma le dă bani în avans, suma se tratează ca avans plătit furnizorului, nu ca avans de trezorerie.

Un detaliu care contează la control: persoana care primește avansul trebuie să fie identificabilă și să semneze de primire. Nu se dau avansuri „pentru echipă” sau „pentru departament”.

Cum se acordă avansul: pașii concreți

1. Solicitarea și aprobarea

Angajatul cere avansul, de regulă printr-un referat sau o cerere simplă în care precizează suma, scopul și perioada. Cererea se aprobă de administrator sau de persoana desemnată prin regulament intern. Pentru deplasări, documentul care stă la baza avansului este ordinul de deplasare, în care se trec destinația, perioada, scopul și mijlocul de transport.

Multe firme mici sar peste pasul acesta și dau banii direct din casierie. Nu este ilegal, dar la un control, un avans fără o justificare a scopului ridică imediat întrebarea dacă nu cumva este o retragere de bani mascată.

2. Dispoziția de plată către casierie

Ieșirea banilor din casieria firmei se face pe baza unei dispoziții de plată către casierie, formular tipizat în care se trec numele persoanei, suma, scopul avansului și semnăturile: a celui care aprobă, a casierului și a celui care primește. Dacă avansul se acordă prin transfer bancar în contul personal al angajatului, ordinul de plată ține loc de dispoziție, iar în explicația transferului se scrie clar „avans spre decontare”.

3. Înregistrarea în contabilitate

Contabilul înregistrează suma în contul de avansuri de trezorerie, pe numele persoanei. Din acest moment, firma are o creanță asupra angajatului, care se stinge doar prin justificare sau prin restituire.

4. Efectuarea cheltuielilor

Angajatul plătește ce are de plătit și păstrează toate documentele justificative. Aici se joacă totul: fără document, cheltuiala nu există pentru contabilitate.

5. Decontul de cheltuieli

La întoarcere, sau la termenul stabilit, angajatul întocmește decontul de cheltuieli, un formular în care listează fiecare cheltuială cu data, documentul justificativ și suma, anexează documentele și calculează diferența față de avansul primit. Decontul se aprobă de administrator sau de persoana desemnată.

6. Regularizarea

Dacă angajatul a cheltuit mai puțin decât avansul, restituie diferența în casierie, pe baza unei dispoziții de încasare. Dacă a cheltuit mai mult, firma îi rambursează diferența. Contabilul închide avansul și înregistrează cheltuielile pe categoriile lor: transport, cazare, materiale, protocol și așa mai departe.

Plafoanele pentru numerar

Legislația privind disciplina financiară limitează plățile în numerar, iar avansurile spre decontare intră sub aceste limite. Regulile de reținut:

• Plățile din avansuri spre decontare sunt plafonate la 5.000 de lei pe zi, pentru fiecare persoană care a primit avans. Un angajat poate deci plăti în numerar, din avans, cel mult 5.000 de lei într-o zi, indiferent câte plăți face.
• Plățile în numerar către un furnizor persoană juridică sunt limitate la 5.000 de lei pe zi per furnizor, cu un plafon total al plăților în numerar ale firmei de 10.000 de lei pe zi.
• Soldul casieriei nu poate depăși, la sfârșitul zilei, 50.000 de lei; excedentul se depune în bancă în termen de două zile lucrătoare.

Plafoanele se aplică plăților în numerar. Dacă angajatul plătește cu cardul personal sau prin transfer, nu intră sub aceste limite, dar cheltuiala trebuie în continuare justificată la fel.

Aceste plafoane au fost modificate de câteva ori în ultimii ani, așa că merită confirmate cu contabilul la momentul în care stabilești politica internă a firmei.

Ce documente justificative sunt acceptate

Aceasta este partea care decide dacă avansul devine cheltuială a firmei sau problemă fiscală. Documentul trebuie să dovedească trei lucruri: că plata s-a făcut, cât a costat și că bunul sau serviciul are legătură cu activitatea firmei. Vezi și ce cheltuieli sunt deductibile pentru un SRL.

Factura pe numele firmei

Cel mai sigur document. Trebuie să conțină datele firmei tale (denumire, CUI, sediu), datele furnizorului, descrierea bunului sau serviciului, suma și TVA-ul, dacă e cazul. O factură emisă pe numele angajatului ca persoană fizică nu este acceptată ca document al firmei.

Bonul fiscal

Pentru achiziții mici, bonul fiscal ține loc de factură, cu o condiție esențială: să aibă tipărit pe el codul de identificare fiscală al firmei tale. Angajatul trebuie să ceară la casă, înainte de plată, ca bonul să fie emis cu CUI-ul firmei. Un bon fiscal fără CUI poate fi folosit ca document justificativ, dar TVA-ul nu poate fi dedus, iar la sume mai mari controalele devin mai atente. Pentru combustibil, bonul cu CUI este practic obligatoriu ca să fie recunoscută cheltuiala.

Chitanța

Însoțește factura la plata în numerar și dovedește că suma a fost achitată. Singură, fără factură, chitanța nu justifică natura cheltuielii.

Documente de transport și cazare

Bilete de tren, avion sau autocar, boarding pass, factura de la hotel pe numele firmei. Pentru transportul cu mașina, bonurile de combustibil cu CUI și foaia de parcurs. Pentru deplasarea cu autoturismul personal, decontarea se face pe baza unui calcul de consum aprobat de firmă, nu pe bonuri de combustibil.

Ordinul de deplasare completat

Pentru diurnă, documentul justificativ este ordinul de deplasare cu datele de plecare și sosire confirmate. Diurna nu se justifică cu bonuri de masă; este o sumă fixă pe zi, neimpozabilă în limita unui plafon stabilit de lege, care acoperă masa și cheltuielile mărunte.

Ce nu se acceptă

• bonuri sau facturi pe numele altei firme sau al unei persoane fizice;
• extrase de cont personale, fără document de la furnizor;
• documente ilizibile, șterse sau cu sume modificate;
• declarații pe propria răspundere că „am plătit X lei pentru Y”;
• documente pentru cheltuieli personale strecurate printre cele ale firmei.

Termenul de justificare

Legislația nu impune un termen universal pentru firmele private, așa că fiecare societate îl stabilește prin regulament intern sau prin decizia administratorului. Practica obișnuită, preluată din regulile aplicabile instituțiilor publice, este:

• pentru deplasări: în termen de 3 zile lucrătoare de la întoarcere;
• pentru achiziții curente: în termen de câteva zile de la efectuarea plății, cel mai târziu la finalul lunii, ca să intre în închiderea contabilă.

Un angajat nu ar trebui să primească un nou avans până nu l-a justificat pe cel anterior. Regula pare rigidă, dar previne exact situația în care avansurile se acumulează luni întregi, se amestecă între ele și nimeni nu mai știe ce s-a cheltuit pe ce.

Ce se întâmplă cu sumele nejustificate

Aici sunt consecințele reale. Dacă angajatul nu justifică o parte din avans și nici nu o restituie, firma are două variante, ambele cu efecte:

Reținerea din salariu

Firma poate recupera suma nejustificată din salariul angajatului, dar nu oricum. Legislația muncii permite reținerile din salariu doar în baza unei hotărâri judecătorești definitive sau, în practică, cu acordul scris al angajatului, și nu mai mult de o treime din salariul net lunar. Un angajament de plată semnat de angajat, prin care recunoaște datoria și acceptă reținerea eșalonată, este soluția folosită de majoritatea firmelor.

Reîncadrarea fiscală

Dacă suma rămâne nejustificată și firma nu o recuperează, la control ea este tratată ca un avantaj acordat angajatului, adică venit asimilat salariului. Firma datorează impozit pe venit și contribuții sociale pentru suma respectivă, plus dobânzi și penalități de întârziere. Când persoana este asociat sau administrator, inspectorii pot considera sumele drept dividende ridicate în avans, cu impozitul aferent și, în situații repetate, cu suspiciunea de retragere mascată a banilor din firmă.

Aceeași reîncadrare se aplică și cheltuielilor justificate cu documente care nu au legătură cu activitatea firmei: o masă de familie trecută la protocol, un plin de combustibil în weekend, cumpărături personale pe bon cu CUI. Documentul există, dar cheltuiala nu este deductibilă și devine avantaj impozabil.

Avansul spre decontare pentru administrator și asociat

La firmele mici, cel care ia bani din casierie este de cele mai multe ori chiar administratorul. Regulile sunt identice: dispoziție de plată, decont, documente. Atenția inspectorilor este însă mai mare, pentru că avansul spre decontare al asociatului este cea mai comună metodă prin care banii firmei ajung în buzunarul personal fără impozitare.

Semnalele care atrag controlul: avansuri mari, luate frecvent, justificate parțial sau deloc, sold constant ridicat în contul de avansuri de trezorerie de la un an la altul. Dacă asociatul are nevoie de bani din firmă, căile corecte sunt dividendele, salariul sau un contract de împrumut între firmă și asociat, înregistrat contabil și cu termen de restituire.

Alternativa modernă: cardul de firmă

Tot mai multe firme înlocuiesc avansurile în numerar cu carduri de debit emise pe numele firmei, atribuite angajaților care fac cheltuieli frecvent. Avantajele sunt clare:

• nu se mai scot bani din casierie, deci plafoanele pentru numerar nu mai sunt o problemă;
• fiecare plată apare în extrasul de cont, cu data, suma și furnizorul;
• se pot seta limite de cheltuire pe card;
• decontul se simplifică, angajatul trebuie doar să aducă documentele pentru plățile din extras.

Obligația de justificare rămâne aceeași. O plată cu cardul firmei fără factură sau bon cu CUI este la fel de nejustificată ca una din avans în numerar. Cardul rezolvă partea de trezorerie, nu partea de documente.

Cum arată o politică internă corectă

O firmă care vrea să evite problemele cu avansurile stabilește, într-o decizie a administratorului sau în regulamentul intern, câteva lucruri simple:

• cine poate primi avans și cine îl aprobă;
• plafonul maxim pe persoană și pe avans;
• termenul de justificare, pe tipuri de cheltuieli;
• regula „un avans nou doar după justificarea celui vechi”;
• ce documente sunt acceptate și obligativitatea bonului cu CUI;
• cum se recuperează sumele nejustificate.

Documentul nu trebuie să aibă mai mult de o pagină. Important este să existe, să fie comunicat angajaților și să fie aplicat.

Greșeli frecvente

• Avans fără dispoziție de plată, cu bani dați „din mână” și trecuți în contabilitate după.
• Bonuri fără CUI, mai ales la combustibil, cu TVA nedeductibil și cheltuială discutabilă.
• Decontul făcut la luni distanță, când documentele s-au pierdut, iar cheltuielile din mai multe avansuri s-au amestecat.
• Sold permanent în contul de avansuri, rostogolit de la un an la altul, semn clar pentru inspectori.
• Cheltuieli personale printre cele ale firmei, pe bonuri emise cu CUI.
• Depășirea plafonului zilnic de numerar, cu amenzi calculate procentual din suma plătită peste limită.
• Reținere din salariu fără acordul scris al angajatului, care poate fi contestată în instanță.

Întrebări frecvente

Se poate da avans spre decontare prin transfer bancar?

Da. Ordinul de plată ține loc de dispoziție de plată, cu explicația „avans spre decontare” și numele persoanei. Justificarea se face identic.

Angajatul poate plăti din banii proprii și să deconteze ulterior?

Da, este decontarea „inversă”: angajatul întocmește decontul cu documentele, firma îi rambursează suma. Documentele trebuie să fie tot pe numele firmei, iar rambursarea se face prin dispoziție de plată sau transfer.

Ce se întâmplă dacă angajatul pierde un bon?

Fără document, cheltuiala nu poate fi înregistrată. Angajatul poate încerca să obțină de la furnizor un duplicat sau o factură. Dacă nu reușește, suma se restituie sau se tratează ca nejustificată.

Diurna se justifică cu bonuri de masă?

Nu. Diurna este o sumă fixă pe zi de deplasare, justificată cu ordinul de deplasare. Bonurile de masă nu sunt necesare și nici nu se decontează separat, dacă se acordă diurnă.

Există un plafon maxim pentru un avans?

Legea nu stabilește un plafon al avansului acordat, ci al plăților în numerar făcute din el: 5.000 de lei pe zi per persoană. Plafonul avansului în sine se stabilește prin politica internă a firmei.

Cât timp se păstrează deconturile?

Ca orice document justificativ contabil, cel puțin 5 ani, iar pentru documentele care stau la baza situațiilor financiare, 10 ani.

Recapitulare

Avansul spre decontare este un instrument normal și legal, cu condiția să fie tratat ca ceea ce este: bani ai firmei, împrumutați temporar unei persoane, cu obligația de a dovedi fiecare leu cheltuit. Cererea aprobată, dispoziția de plată, documentele pe numele firmei, decontul la termen și regularizarea diferenței sunt cei cinci pași care țin avansul în zona de cheltuială deductibilă. Orice verigă lipsă îl mută în zona de venit impozabil al angajatului sau de dividend mascat al asociatului, cu impozite, contribuții și penalități pe măsură.