Scrii un articol, faci câteva poze la un eveniment sau traduci un document? De la 1 iunie 2026, s-ar putea să fii obligat să trimiți factură prin sistemul electronic al ANAF, la fel ca o firmă. Măsura, care vizează veniturile din drepturi de autor și activități independente, a creat o zonă gri uriașă și vine cu amenzi de la 2.500 de lei pentru cine nu se conformează. Iată cine este vizat, ce pași trebuie urmați și, mai ales, cum știi dacă te încadrezi în noua obligație.
Cine intră în vizor?
Extinderea sistemului RO e-Factura nu este o surpriză. După ce a devenit obligatoriu pentru tranzacțiile între firme (B2B) în 2024 și pentru raportarea tranzacțiilor către consumatori finali (B2C) din 2025, statul face pasul următor. Ordonanța de Urgență 89/2025, intrată în vigoare pe 15 ianuarie 2026, lărgește cercul și include persoanele fizice care desfășoară activități economice și se identifică fiscal prin CNP.
În mod direct, sunt vizați toți cei care obțin venituri din profesii liberale sau industrii creative fără a avea un PFA sau o firmă. Lista include jurnaliști independenți, artiști, scriitori, fotografi, operatori video, influenceri și alți prestatori de servicii care lucrează pe bază de contracte de drepturi de autor sau de prestări servicii. Practic, oricine încasează bani pentru o activitate economică prestată cu o anumită regularitate.
Consultanții fiscali Costin Manta și Georgiana Constantin de la EY România subliniază că obligația de a emite o factură nu este nouă, fiind prevăzută în legislația europeană și națională încă din 2007. Noutatea absolută este modalitatea de transmitere. „Nu vorbim despre o obligație nouă de a emite facturi, ci despre o clarificare a modului în care acestea trebuie comunicate, prin sistemul RO e-Factura”, explică Manta. Până acum, aceste facturi erau adesea ignorate, mai ales la venituri mici, și nu exista un mecanism de control.
Marea dilemă: ocazional sau continuu?
Aici începe adevărata problemă pentru mii de români. Legea spune că obligația se aplică persoanelor fizice care desfășoară activități economice cu „caracter de continuitate”. Dar ce înseamnă, concret, continuitate? Legislația fiscală nu oferă o definiție clară, lăsând loc interpretărilor.
Specialiștii fiscali conturează trei scenarii posibile:
- Activitatea ocazională: O persoană care scrie un singur articol pe an sau fotografiază un singur eveniment nu este considerată persoană impozabilă și nu are nicio obligație legată de e-Factura. Activitatea este sporadică și nu reprezintă sursa principală de venit.
- Activitatea continuă (sub plafonul de TVA): Aici se încadrează majoritatea freelancerilor. O persoană care are contracte recurente, chiar și pentru sume mici, este considerată persoană impozabilă. Chiar dacă nu atinge plafonul pentru înregistrarea în scopuri de TVA, ea trebuie să emită facturi și să le transmită prin RO e-Factura. Un singur contract care generează plăți lunare poate fi interpretat drept activitate continuă.
- Activitatea peste plafonul de TVA: Cei care depășesc pragul de înregistrare în scopuri de TVA aveau deja obligații suplimentare, iar e-Factura devine doar un pas administrativ în plus.
Delimitarea dintre prima și a doua categorie este neclară. Trei contracte pe an reprezintă o activitate constantă? Dar două? În lipsa unor criterii precise, consultanții recomandă ca persoanele aflate în dubiu să ceară un punct de vedere în scris de la ANAF, prin serviciul de asistență pentru contribuabili, pentru a avea o acoperire legală.
Ghid de supraviețuire: ce pași trebuie urmați
Pentru cei care se încadrează în categoria persoanelor impozabile, termenul limită pentru conformare este 1 iunie 2026. Procesul implică mai mulți pași administrativi, care ar trebui demarați din timp.
Primul pas este înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV), portalul online al ANAF. Procedura se poate face online, pe baza credențialelor. Odată contul activat, următorul pas este înrolarea în sistemul RO e-Factura, care se realizează tot din SPV, prin completarea unui formular. Conform informațiilor de la serviciul de suport al ANAF, pentru persoanele fizice care se identifică prin CNP nu este obligatorie achiziționarea unei semnături digitale calificate, autentificarea putându-se face pe bază de utilizator și parolă.
Deși nu este impus prin lege, un software de facturare devine aproape indispensabil. Acesta generează factura în formatul XML standardizat, compatibil cu sistemul național RO_CIUS, bazat pe standardul european EN 16931. Costul unui astfel de program poate ajunge la câteva sute de lei pe an. Alternativa, crearea manuală a fișierului XML, este extrem de complicată pentru un nespecialist.
Amenzi usturătoare pentru ambele părți
Miza principală a statului este creșterea vizibilității asupra veniturilor și, implicit, a gradului de colectare. Odată cu noile obligații, au apărut și sancțiuni dure. Persoanele fizice obligate să trimită facturi prin sistemul electronic au la dispoziție un termen de cinci zile calendaristice de la data emiterii. Nerespectarea acestui termen se sancționează cu o amendă care pornește de la 2.500 de lei.
Problema nu se oprește la emitent. Legea sancționează și beneficiarul serviciilor. O companie care primește și înregistrează în contabilitate o factură de la un colaborator persoană fizică pe e-mail, în loc să o primească prin RO e-Factura, riscă o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii. Această măsură pune presiune pe companii să refuze plățile către colaboratorii care nu s-au conformat, blocându-le acestora din urmă încasarea veniturilor. Practic, de la 1 iunie, cine nu este înrolat în sistem riscă nu doar amenzi, ci și să nu mai poată lucra cu clienți persoane juridice.
