Philip King FCICM, fost comisar pentru întreprinderi mici și consilier la PKF Littlejohn Advisory, consideră că o abordare de „întoarcere la elementele de bază” ar ajuta multe întreprinderi să depășească provocarea reprezentată de întârzierile la plată.
Este un fapt dovedit că, de multe ori, companiile devin insolvabile nu pentru că sunt în mod inerent afaceri proaste, ci pur și simplu pentru că rămân fără bani. Gestionarea deficitară a fluxului de numerar, combinată cu datoriile neperformante și cu clienții care plătesc greu, sunt de obicei de vină.
Dar, deși este tentant să dăm vina în totalitate pe întârzierile la plată, întreprinderile trebuie să își asume o parte din responsabilitatea pentru propriile practici de gestionare deficitară a creditelor. Altfel spus, cele mai bune practici de gestionare a creditelor pot limita gradul de vulnerabilitate financiară a unei întreprinderi.
Deci, cum pot fi evitate datoriile neperformante și cum pot fi accelerate plățile? Se pot obține multe lucruri prin revenirea la elementele de bază și prin aplicarea corectă a acestora.
Cunoașteți-vă clientul
În primul rând, chiar și cele mai elementare verificări pot evita eventualele situații jenante ulterioare. Cunoașteți-vă clientul (KYC) ar trebui să fie mantra fiecărui director, a fiecărui director de vânzări și a fiecărei persoane din echipa de creditare. Cât de bine cunoașteți compania cu care aveți de-a face? Care este numărul de înregistrare al societății? Are măcar unul? Care este statutul lor juridic? Este o societate cu răspundere limitată? Un parteneriat? O SOCIETATE PE ACȚIUNI? LLP? Toate aceste informații sunt importante, nu în ultimul rând pentru a vă asigura că facturați entitatea juridică corectă în momentul în care produsul/serviciul dumneavoastră a fost livrat.
Se recomandă întotdeauna utilizarea datelor de la agențiile de referințe de credit de renume pentru a completa informațiile stocate la Companies House. Acest lucru vă permite să săpați mai adânc și să pătrundeți în interiorul companiei. Aceasta vă va ajuta să determinați valoarea creditului pe care doriți să îl acordați, mai ales că succesul și supraviețuirea lor pot depinde de stabilitatea clienților și a altor furnizori.
Pe lângă sursele publicate, există și alte tactici pe care le puteți folosi pentru a descoperi mai multe despre compania pe care o păstrați. Dacă vă uitați pe conturile lor din rețelele de socializare (LinkedIn, Facebook etc.) și orice comentarii din jurul lor vă pot oferi indicii despre reputația lor și despre modul în care își tratează lanțul de aprovizionare. Acoperirea mediatică tradițională prin căutări pe Google vă poate oferi, de asemenea, o mai bună orientare asupra viabilității lor financiare. Căutarea pe Google poate arăta, de asemenea, dacă depozitul pe care spun că îl dețin există!
Reguli de angajare documentate
Odată ce un nou client este angajat, termenii și condițiile pe care le acceptați sunt absolut esențiale. Acestea ar trebui să fie documentate cu condiții de plată explicite.
Conceptul de „30 de zile” – un favorit al politicienilor și al mass-mediei pentru a desemna cele mai bune practici – poate avea în continuare semnificații diferite pentru diferite persoane. Este vorba de 30 de zile de la data facturii, de la primirea facturii sau de la sfârșitul lunii, de exemplu? Acest lucru trebuie să fie foarte clar, altfel 30 poate deveni foarte ușor 50 sau mai mult.
Atunci când facturați, asigurați-vă că înțelegeți procesul de plată și de aprobare a facturii și dacă, de exemplu, este necesară o comandă de achiziție și ce alte informații specifice pot fi necesare. Asigurați-vă că suma pe care o facturați este, de asemenea, corectă în ceea ce privește ceea ce s-a convenit; chiar și o diferență de un ban poate duce la blocarea procesului de plată!
Interacțiunea cu clienții
În ceea ce privește modul în care interacționați cu clienții dumneavoastră, construiți o relație puternică cu persoanele cheie din cadrul companiei; acestea ar putea fi de neprețuit atunci când trebuie să urmăriți plata înaintea altor furnizori. În ceea ce vă privește, păstrați registrul contabil curat și aveți o claritate absolută cu privire la facturile restante. Confuzia este un mare obstacol în calea plății și poate fi ușor exploatată de cei care încearcă să întârzie plata a ceea ce datorează.
Luând legătura înainte de data scadentă pentru a vă asigura că factura a fost primită și este corectă, veți reduce, de asemenea, probabilitatea ca o plată să fie ulterior reținută în litigiu. Păstrați totalurile mari separate de cele mai mici; nu este nimic de câștigat dacă o factură de 10 000 de lire sterline, care cuprinde 9 800 de lire sterline pentru produs și 200 de lire sterline pentru livrare, este reținută pentru că taxa de livrare este contestată.
Chiar dacă aveți linii clare de comunicare cu clienții, urmăriți întotdeauna în ziua în care factura este scadentă; nu așteptați niciodată și nu sperați la ce e mai bun. Speranța nu este o strategie, iar altcineva va fi plătit în timp ce tu vei fi lăsat să aștepți. În acest scop, nu vă fie niciodată teamă să escaladați o plată întârziată către echipa dvs. de colectare și/sau o activitate terță cât mai curând. Un client care nu vă plătește nu este un client pe care merită să îl aveți.
Cereți sfaturi din timp
Un astfel de sfat nu ar trebui să vină ca o surpriză, dar în cei 40 de ani de activitate în domeniul gestionării creditelor, încă mă uimește modul în care întreprinderile se grăbesc să dea vina pe ceilalți când ele însele au ignorat multe dintre elementele fundamentale.
Este posibil ca revenirea la elementele de bază să nu fie întotdeauna un succes, dar, ca și cum ai câștiga la loto, trebuie mai întâi să cumperi un bilet. Și dacă, în ciuda tuturor eforturilor depuse, o insolvență încă se profilează, discutați cu experții de la PKF Littlejohn Advisory. Aceștia ar putea ajuta afacerea să evite eșecul și, dacă se întâmplă ce e mai rău, pot lucra cu dumneavoastră pentru a obține cel mai bun rezultat din procesul de insolvență în desfășurare.
Sursa: bmmagazine.co.uk
