Cum pot firmele de inginerie să echilibreze limitarea costurilor IT și inovarea

O mare parte din timpul meu este petrecut discutând cu directorii de informații (CIO), directorii din domeniul digital (CDO) și alți lideri din domeniul tehnologiei, ascultându-le provocările și ajutându-i cu soluții care îmbunătățesc performanța operațională și de afaceri.

O provocare pe care o aud deseori este: Cum echilibrăm nevoia de limitare a costurilor IT cu dorința de a fi inovatori și de a încerca noi tehnologii digitale?

Pentru firmele de inginerie, IT-ul nu mai este o funcție de suport care „ține lumina aprinsă”. Este un facilitator strategic al transformării afacerii și al creării de valoare. Este o echipă care înțelege factorii de decizie ai afacerii și misiunea companiei și care face tot ce poate pentru a sprijini și a genera valoare pentru organizație și, în unele cazuri, direct pentru clienți.

Pentru toată valoarea pe care IT-ul o aduce unei organizații, cheltuielile sale sunt în mod constant supuse controlului și presiunii din partea diferitelor părți interesate, cum ar fi consiliul de administrație, directorul financiar, unitățile de afaceri și clienții. Așadar, cum pot liderii din domeniul tehnologiei din firmele de inginerie să gestioneze această dilemă și să asigure atât eficiență, cât și eficacitate în portofoliul lor IT și, în unele cazuri, chiar să își transforme departamentele și compania? Iată cinci pași și cele mai bune practici pe care trebuie să le luați în considerare atunci când navigați pe acest teren complex.

Înțelegerea și alinierea la strategia de afaceri a firmei

Primul pas pe care ar trebui să îl faceți pentru a vă ajuta să decideți în ce să investiți este să înțelegeți strategia și prioritățile afacerii dumneavoastră, astfel încât să puteți asigura alinierea. Nu vă gândiți la IT ca la un suport pentru afacere, ci mai degrabă ca la o parte a afacerii. Conducerea unei agende digitale a devenit o prioritate, indiferent dacă faceți acest lucru în calitate de CIO sau de CDO. Aflați cum își stabilesc alte unități de afaceri obiectivele, cunoașteți care sunt aceste obiective, înțelegeți cum este măsurat succesul și care sunt factorii cheie și provocările pentru fiecare unitate de afaceri din firma dumneavoastră.

Odată ce aveți o viziune clară asupra strategiei și priorităților de afaceri, comunicați-le în mod eficient echipei dumneavoastră, furnizorilor și partenerilor strategici. Asigurați-vă că folosiți același limbaj ca și afacerea atunci când evaluați proiectele și inițiativele IT și digitale, cum ar fi valoarea, riscul, alinierea, fezabilitatea și impactul. Odată ce înțelegeți strategia, prioritățile și limbajul firmei dvs. pentru evaluarea oportunităților de investiții, puteți trece cu încredere la etapa a doua.

Categorizarea și optimizarea portofoliului de proiecte al firmei dvs.

Următorul pas este să vă clasificați cheltuielile IT/digitale și să vă optimizați portofoliul de proiecte. Nu toate cheltuielile sunt egale. Un model bun, utilizat de mulți ani, este „run, grow, transform” – sau „run-the-business” (RTB), „grow-the-business” (GTB) și „transform-the-business” (TTB). Cheltuielile RTB sunt esențiale pentru menținerea operațiunilor și performanțelor curente ale sistemelor și serviciilor IT. Cheltuielile GTB au ca scop consolidarea capacităților existente și îmbunătățirea eficienței proceselor și soluțiilor IT. Cheltuielile TTB se concentrează pe crearea de noi capacități și pe activarea de noi modele și oportunități de afaceri prin inovare și avansare digitală.

S-ar putea să auziți, de asemenea, că aceste cheltuieli sunt denumite eficiență (RTB), eficacitate (GTB) și transformare (TTB). Trebuie să vă optimizați portofoliul prin echilibrarea acestor trei tipuri de cheltuieli, pe baza strategiei de afaceri, a priorităților și a maturității digitale actuale. De asemenea, trebuie să identificați și să eliminați orice cheltuieli IT redundante, învechite sau cu valoare redusă, care nu contribuie la atingerea obiectivelor de afaceri. Acest lucru va elibera fonduri pentru investiții digitale.

Cu cât trebuie să fiți mai inovator, cu atât trebuie să cheltuiți mai mult în GTB și TTB și, prin urmare, cu atât mai puțin în RTB și, eventual, în GTB. De exemplu, s-ar putea ca în prezent să aveți o împărțire de 80%-10%-10% între funcționare, creștere și transformare, dar ați putea căuta să ajungeți la 60%-20%-20%. Acestea sunt obiective pe care ar trebui să le stabiliți împreună cu părțile interesate din întreaga afacere pentru a asigura alinierea.

Adoptarea unei abordări bazate pe valoare a investițiilor în IT

Înțelegerea situației cheltuielilor actuale și a celor pe care doriți să le efectuați vă va conduce la pasul trei, care constă în adoptarea unei abordări bazate pe valoare a deciziilor de investiții IT/digitale, mai degrabă decât a unei abordări bazate pe costuri sau tehnologie. Acest lucru înseamnă că fiecare articol de linie IT, proiect digital sau inițiativă este evaluat pe baza valorii sale preconizate pentru afacere, în ceea ce privește creșterea veniturilor, reducerea costurilor, satisfacția clienților, avantajul competitiv sau alinierea strategică.

De asemenea, trebuie să luați în considerare riscurile, costurile, beneficiile, dependențele și compromisurile fiecărei opțiuni, dar costul este doar unul dintre considerente și nu principalul. Utilizați o metodologie riguroasă și transparentă pentru evaluarea și prioritizarea investițiilor, cum ar fi analiza de caz, calcularea rentabilității investițiilor (ROI), urmărirea realizării valorii sau optimizarea portofoliului. Implicați părțile interesate relevante în procesul de luare a deciziilor, cum ar fi sponsorii de afaceri, utilizatorii finali, experții tehnici, precum și furnizorii și partenerii dvs. strategici.

Crearea unui mediu și a unei culturi care să încurajeze inovarea

În al patrulea rând, este important să promovați o cultură a inovării și a experimentării în cadrul firmei dumneavoastră prin încurajarea creativității, a colaborării, a învățării și a asumării de riscuri. Trebuie să creați un mediu în care oamenii pot explora noi idei, tehnologii, metode și soluții, fără teama de eșec sau de critici. Puneți-le la dispoziție resursele, instrumentele, timpul și spațiul necesar pentru a experimenta noi posibilități. Recompensați eforturile și rezultatele inovatoare.

Adoptați o abordare agilă și iterativă a dezvoltării și livrării IT și digitale prin utilizarea unor metode precum design thinking, prototipuri, produsul minim viabil (MVP) sau DevOps. Aceste metode vă permit să testați rapid ipotezele, să validați soluțiile cu feedback-ul utilizatorilor reali, să livrați valoare mai rapid, să învățați din eșecuri și să vă adaptați la cerințele în schimbare.

Colaborarea și comunicarea în cadrul firmei dvs.

În cele din urmă, asigurați-vă că comunicați și colaborați cu restul firmei cu privire la noile inițiative. Transparența asigură alinierea și sprijinul. De asemenea, ajută la construirea încrederii și a relațiilor cu colegii dumneavoastră din alte funcții, cum ar fi finanțele, marketingul, vânzările, operațiunile sau resursele umane. Comunicarea și colaborarea cu liniile de afaceri mai largi vă deschid ușa către o înțelegere mai profundă a nevoilor, așteptărilor și preocupărilor acestora în ceea ce privește proiectele și inițiativele IT și digitale. Ar trebui să puteți demonstra în mod clar modul în care proiectele sau inițiativele dvs. pot adăuga valoare funcțiilor lor, le pot rezolva problemele sau le pot îmbunătăți performanța.

De asemenea, trebuie să le solicitați contribuția, feedback-ul și sugestiile privind modul de îmbunătățire a portofoliului de proiecte. Fiecare proiect reprezintă o investiție în resursele companiei, astfel încât existența alinierii este crucială, deoarece această investiție are un cost de oportunitate al resurselor care nu sunt utilizate pentru altceva. Dacă reușiți să vă aliniați proiectele sau inițiativele la viziunea, misiunea și valorile generale ale companiei și să comunicați în mod clar scopul, obiectivele și beneficiile fiecărui proiect din portofoliu, nu există nicio îndoială că veți obține un sprijin larg. Și nu uitați să prezentați realizările și succesele echipei dvs. și să le sărbătoriți împreună cu compania.

Gânduri finale

Nu este ușor să găsești echilibrul potrivit între conducerea afacerii și creșterea și transformarea acesteia. Investițiile digitale și inovarea costă bani, iar nimeni nu dispune de un buget nelimitat. Este de datoria dumneavoastră, în calitate de CIO sau CDO, să colaborați cu alte grupuri din cadrul afacerii pentru a determina unde ar trebui să se pună accentul pentru echipa dumneavoastră și pentru a lua decizii inteligente cu privire la proiectele în care să investiți.

Înțelegând strategia și prioritățile afacerii, clasificând și optimizând cheltuielile, adoptând o abordare bazată pe valoare pentru deciziile de investiții, încurajând o cultură a inovației și a experimentării în cadrul organizației IT/digitale și comunicând și colaborând cu restul firmei pentru orice inițiativă nouă, veți reuși.

Veți oferi atât eficiență, cât și eficacitate în portofoliul dumneavoastră, aliniind proiectele și inițiativele cu obiectivele și valorile afacerii și veți oferi idei și investiții transformaționale în timp.

Fotografie realizată de Christina @ wocintechchat.com pe Unsplash

Kat Lord-Levins

Kat Lord-Levins este Chief Success Officer și SVP la Bentley. Ea este responsabilă de conducerea echipei de succes a utilizatorilor, care se străduiește să satisfacă nevoile de afaceri ale utilizatorilor, să îi fidelizeze și să facă din Bentley soluția lor preferată. Înainte de a se alătura Bentley, Kat a lucrat timp de două decenii la Autodesk în mai multe roluri, inclusiv, cel mai recent, concentrându-se pe crearea și conducerea echipei de succes al clienților din cadrul unității de afaceri pentru construcții. Înainte de Autodesk, Kat a lucrat la Alias Research din Toronto, o companie de software care producea software de grafică 3D de înaltă calitate. Kat a obținut o diplomă în informatică la Universitatea din Toronto.