Cum să stocați sau să ascundeți documentele importante de afaceri și personale

3

Există mai multe modalități de a stoca sau ascunde documentele importante de afaceri și personale. Unii oameni folosesc un simplu dulap de arhivare, în timp ce alții folosesc metode mai sofisticate, cum ar fi stocarea în afara sediului sau sistemele de gestionare a documentelor digitale.

Este important să alegeți o metodă care să corespundă nevoilor și bugetului dumneavoastră. Iată câteva lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când alegeți o metodă de depozitare sau de ascundere a documentelor dvs. importante.

Distrugere

Distrugerea este una dintre cele mai populare metode de distrugere a documentelor. Este rapidă, ușoară și eficientă. Cu toate acestea, este important să alegeți o companie de distrugere de renume, care utilizează echipamente de înaltă calitate. În caz contrar, este posibil ca documentele dvs. să nu fie complet distruse și să fie încă lizibile. În plus, serviciile confidențiale de distrugere a hârtiei pot fi costisitoare și s-ar putea să nu fie potrivite pentru toate tipurile de documente. Dacă aveți documente digitale, va trebui să folosiți o metodă diferită de stocare sau distrugere. Aceasta include salvarea fișierelor dvs. pe un hard disk extern sau pe un serviciu de stocare în cloud. De asemenea, este o idee bună să vă criptați fișierele pentru o securitate sporită.

Dulap de arhivare

Un dulap de arhivare este o modalitate simplă și ieftină de a stoca documente. Cu toate acestea, este important să alegeți un dulap de înaltă calitate care să vă protejeze documentele de deteriorare. În plus, va trebui să vă asigurați că dulapul este încuiat în permanență pentru a preveni accesul neautorizat. Dacă aveți documente sensibile, poate doriți să luați în considerare investiția într-un dulap de arhivare ignifugat. De asemenea, este important să vă etichetați documentele, astfel încât să le puteți găsi cu ușurință atunci când aveți nevoie de ele. Acest lucru este deosebit de important dacă aveți un număr mare de documente.

Depozitarea în afara sediului

Depozitarea în afara sediului este o opțiune bună pentru întreprinderile sau persoanele fizice care au un număr mare de documente. Este, de asemenea, o opțiune bună pentru cei care doresc să își păstreze documentele în siguranță împotriva furtului sau deteriorării.

De asemenea, vă puteți lua adio de la hârtia care vă invadează spațiul personal sau profesional luând în considerare unitățile de depozitare locale pentru a depozita documentele. Puteți elibera zone valoroase din proprietatea dvs. și puteți profita de șansa de a folosi acest spațiu recuperat în scopuri mai potrivite: cultivarea creativității, facilitarea colaborării sau bucurându-vă de liniștea unui mediu organizat. Experimentați o productivitate îmbunătățită și claritate mentală fără haosul documentelor!

Cu toate acestea, este important să alegeți o companie de depozitare de renume, care dispune de un bun sistem de securitate. În plus, va trebui să plătiți pentru spațiul de depozitare, așa că este important să luați în calcul acest cost în bugetul dvs. Dacă aveți documente sensibile, poate doriți să luați în considerare investiția într-o unitate de depozitare cu climă controlată. De asemenea, este important să creați o copie de rezervă a documentelor dvs. în cazul în care originalele se pierd sau sunt distruse.

Gestionarea documentelor digitale

Gestionarea documentelor digitale este o opțiune bună pentru întreprinderile sau persoanele fizice care doresc să își stocheze și să își acceseze documentele în format electronic. Această metodă este convenabilă și eficientă. În plus, este ușor să partajați fișierele digitale cu alte persoane. Cu toate acestea, este important să alegeți un sistem de gestionare a documentelor de renume, care să aibă caracteristici de securitate puternice. În caz contrar, documentele dvs. ar putea fi vulnerabile la piraterie sau furt. De asemenea, va trebui să aveți un plan de rezervă în cazul în care fișierele dvs. digitale se pierd sau sunt corupte.

Ascunderea documentelor la vedere

Dacă aveți documente importante care trebuie ascunse, dar nu doriți să vă deranjați să creați un fund fals într-un sertar sau să construiți un compartiment ascuns, gândiți-vă să le ascundeți la vedere. O modalitate de a face acest lucru este de a crea un obiect diversionist care va distrage atenția de la adevăratul lucru pe care încercați să-l ascundeți. De exemplu, dacă încercați să ascundeți o cheie, ați putea să o atașați la un obiect mai mare și mai interesant, cum ar fi o bijuterie sau un breloc ornamental. O altă modalitate de a ascunde lucruri la vedere este să folosiți iluzii optice. Dacă aveți un tablou sau o fotografie cu o ramă largă, puteți glisa documentul în interiorul ramei, în spatele sticlei.

Există multe moduri diferite de a depozita sau de a ascunde documente importante. Este important să alegeți o metodă care să se potrivească nevoilor și bugetului dumneavoastră. Luați în considerare securitatea, confortul și costul fiecărei opțiuni înainte de a lua o decizie. De asemenea, asigurați-vă că creați o copie de rezervă a documentelor dvs. în cazul în care acestea sunt pierdute sau distruse.

Sursa: bmmagazine.co.uk

Citește și
Spune ce crezi